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Plugin ContractManagement

Les besoins

Ce plugin est prioritairement axé sur le suivi des contrats des clients. Ceux-ci, qui achètent des heures de maintenance informatique à une entreprise, pourront aisément suivre l’évolution de leurs contrats. Le client pourra facilement observer les heures encore disponibles de son contrat. Les techniciens de l’entreprise pourront aussi avoir accès aux données relatives aux contrats de leurs clients et ils auront les autorisations nécessaires pour regarder les détails des heures consommées de tous les contrats de tous leurs clients. Un courrier électronique sera envoyé à un destinataire choisi, membre de l’entreprise, pour indiquer que les heures d’un contrat d’un client vont être épuisées.

Solution Proposée

Le plugin va être développé pour permettre aux techniciens d’une entreprise de pouvoir suivre l’évolution des contrats signés avec leurs clients. Une liste des tickets affectés à différents contrats pourra être établie ainsi qu’un compteur d’heures dans les différentes catégories telles que par exemple la télémaintenance, la maintenance curative, etc. À la création du contrat, un formulaire apparaitra dans la partie inférieure et il sera demandé de saisir les heures achetées par le client dans chaque catégorie. Le technicien sera par la suite chargé de reporter le nombre d’heures travaillées suivant la catégorie du contrat et un compteur d’heures sera affiché dans la fiche contrat. Il sera très facile pour le client mais aussi pour l’entreprise de suivre son avancée, ses heures restantes et utilisées. Une page sera consacrée au listing de tous les contrats en cours avec les nombres d’heures totales, utilisées et restantes de chacune de leurs catégories. Si le nombre d’heures restantes dans une catégorie est négatif, ce nombre sera coloré en rouge et mis en gras pour faire réagir plus rapidement le technicien de l’entreprise. De plus, si le nombre d’heures restantes dans une catégorie est faible, un courrier électronique sera généré et envoyé à un destinataire pour constater cette information. L’adresse de ce destinataire est configurable grâce à une liste déroulante et la limite d’heures restantes peut également être définie dans un autre formulaire placé également dans la partie inférieure de la fiche d’un contrat.

Méthode d'affectation des tickets aux contrats

Lorsqu’un ticket sera généré et envoyé aux techniciens, la catégorie du ticket et son expéditeur seront détecté par le plugin. L’affectation du ticket à un contrat se fera automatiquement en fonction de son demandeur et de la catégorie du ticket (exemple : télémaintenance, maintenance curative et maintenance préventive). Il est tout à fait possible pour le client de signer plusieurs contrats sur une même période avec une même entreprise. En revanche, il ne sera pas accepté d’avoir la même catégorie dans deux contrats différents possédés par ce même client. Le consommateur ne pourra pas posséder plusieurs contrats avec le même compteur d’heures pour une catégorie sur une même période.

Installation

Après la décompression de l'archive dans la dossier plugin de GLPI, connectez vous sur GLPI en tant qu'administrateur :

onglet Configuration ⇒ Plugins ⇒ Suivi de contrat ⇒ Installer

Gestion des droits

onglet Configuration ⇒ Plugins ⇒ Suivi de contrat ⇒ Gestion des droits par profil

Cette page permet de définir les profils utilisateurs.

Utilisation

onglet Gestion => Contrat

Le tableau est un récapitulatif des heures achetées, consommées et restantes pour chacune des catégories que le contrat comporte. Les heures consommées sont la somme des heures saisies dans les suivi de tickets appartenant à une catégorie et une entité. Afin de faire réagir plus rapidement l'utilisateur, si les heures restantes sont négatives, la case est colorée en rouge et le texte est mis en gras. De plus, si des heures sont consommées dans une catégorie où aucune heure n'a été achetée, la ligne entière est colorée en rouge.

Le premier formulaire intitulé 'Saisie des heures achetées par catégorie' permet de choisir une catégorie dans une liste déroulante et d'enregistrer le nombre d'heures achetées. A noter que si c'est autre chose qu'un nombre positif, la valeur enregistrée sera 0. Si un nombre décimal est saisi, celui-ci sera arrondi à l'entier le plus proche. L'utilisateur peut facilement modifier le nombre d'heures achetées en cas d'erreur ou de mise à jour. Pour ce faire, il aura juste à saisir la catégorie et taper la nouvelle valeur.

Le second formulaire intitulé 'Saisie du contact en cas d'insuffisance horaire' permet de choisir un utilisateur dans une liste déroulante et de saisir un ratio Heures restantes/Heures achetées. Dès que ce ratio sera dépassé, une alerte par courrier électronique sera générée et envoyée à l'utilisateur sélectionné. Il faut bien sûr que cet utilisateur possède une adresse e-mail enregistrée dans GLPI. En cas d'adresse nulle ou invalide, un message d'erreur sera affiché. L'utilisateur peut bien sûr changer à volonté le destinataire des alertes et peut tout aussi bien changer le ratio. Il faut savoir qu'il ne peut y avoir qu'un utilisateur simultané pour toutes les catégories d'un contrat. Dès qu'une alerte par e-mail est envoyée (pour une catégorie d'un contrat), celle-ci ne pourra plus être regénérée sauf s'il y a à nouveau un enregistrement pour l'utilisateur à contacter en cas d'insuffisance horaire.

onglet Plugins => Suivi de contrat

Ce tableau récapitulise tous les suivis de contrat qui sont en cours. Les éléments distingués sont le nom du contrat, l'entité associée, la catégorie, le nombre d'heures achetées, consommées et restantes pour cette catégorie de ce contrat et un lien vers le(s) ticket(s) correspondants. Pour bien utiliser les liens de ce tableau, il faut se placer sur l'entité correspondant au contrat.