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Plugin ContractManagement

Les besoins

Ce plugin est prioritairement axé sur le suivi des contrats des clients. Ceux-ci, qui achètent des heures de maintenance informatique à une entreprise, pourront aisément suivre l’évolution de leurs contrats. Le client pourra facilement observer les heures encore disponibles de son contrat. Les techniciens de l’entreprise pourront aussi avoir accès aux données relatives aux contrats de leurs clients et ils auront les autorisations nécessaires pour regarder les détails des heures consommées de tous les contrats de tous leurs clients. Un courrier électronique sera envoyé à un destinataire choisi, membre de l’entreprise, pour indiquer que les heures d’un contrat d’un client vont être épuisées.

Solution Proposée

Le plugin va être développé pour permettre aux techniciens d’une entreprise de pouvoir suivre l’évolution des contrats signés avec leurs clients. Une liste des tickets affectés à différents contrats pourra être établie ainsi qu’un compteur d’heures dans les différentes catégories telles que par exemple la télémaintenance, la maintenance curative, etc. À la création du contrat, un formulaire apparaitra dans la partie inférieure et il sera demandé de saisir les heures achetées par le client dans chaque catégorie. Le technicien sera par la suite chargé de reporter le nombre d’heures travaillées suivant la catégorie du contrat et un compteur d’heures sera affiché dans la fiche contrat. Il sera très facile pour le client mais aussi pour l’entreprise de suivre son avancée, ses heures restantes et utilisées. Une page sera consacrée au listing de tous les contrats en cours avec les nombres d’heures totales, utilisées et restantes de chacune de leurs catégories. Si le nombre d’heures restantes dans une catégorie est négatif, ce nombre sera coloré en rouge et mis en gras pour faire réagir plus rapidement le technicien de l’entreprise. De plus, si le nombre d’heures restantes dans une catégorie est faible, un courrier électronique sera généré et envoyé à un destinataire pour constater cette information. L’adresse de ce destinataire est configurable grâce à une liste déroulante et la limite d’heures restantes peut également être définie dans un autre formulaire placé également dans la partie inférieure de la fiche d’un contrat.

Méthode d'affectation des tickets aux contrats

Lorsqu’un ticket sera généré et envoyé aux techniciens, la catégorie du ticket et son expéditeur seront détecté par le plugin. L’affectation du ticket à un contrat se fera automatiquement en fonction de son demandeur et de la catégorie du ticket (exemple : télémaintenance, maintenance curative et maintenance préventive). Il est tout à fait possible pour le client de signer plusieurs contrats sur une même période avec une même entreprise. En revanche, il ne sera pas accepté d’avoir la même catégorie dans deux contrats différents possédés par ce même client. Le consommateur ne pourra pas posséder plusieurs contrats avec le même compteur d’heures pour une catégorie sur une même période.

Installation

Après la décompression de l'archive dans la dossier plugin de GLPI, connectez vous sur GLPI en tant qu'administrateur :

onglet Configuration ⇒ Plugins ⇒ Suivi de contrat ⇒ Installer

Gestion des droits

onglet Configuration ⇒ Plugins ⇒ Suivi de contrat ⇒ Gestion des droits par profil

Cette page permet de définir les profils utilisateurs.

Utilisation

onglet Gestion => Contrat

Récapitulatif pour ce contrat

Ce tableau est un récapitulatif des heures achetées, consommées et restantes pour chacune des catégories que le contrat comporte. Les heures consommées sont la somme des heures saisies dans les suivi de tickets appartenant à une catégorie et une entité. Afin de faire réagir plus rapidement l'utilisateur, si les heures restantes sont négatives, la case est colorée en rouge et le texte est mis en gras. De plus, si des heures sont consommées dans une catégorie où aucune heure n'a été achetée, la ligne entière est colorée en rouge.

Saisie des heures achetées par catégorie

Le premier formulaire intitulé 'Saisie des heures achetées par catégorie' permet de choisir une catégorie dans une liste déroulante et d'enregistrer le nombre d'heures achetées. L'utilisateur peut facilement modifier le nombre d'heures achetées en cas d'erreur ou de mise à jour. Pour ce faire, il aura juste à saisir la catégorie et taper la nouvelle valeur.

Saisie du contact en cas d'insuffisance horaire

Le second formulaire intitulé 'Saisie du contact en cas d'insuffisance horaire' permet de choisir un utilisateur dans une liste déroulante et de saisir un ratio Heures restantes/Heures achetées. Dès que ce ratio sera dépassé, une alerte par courrier électronique sera générée et envoyée à l'utilisateur sélectionné. Dès qu'une alerte par e-mail est envoyée (pour une catégorie d'un contrat), celle-ci ne pourra plus être régénérée sauf s'il y a à nouveau un enregistrement pour l'utilisateur à contacter en cas d'insuffisance horaire.

onglet Plugins => Suivi de contrat

Liste des contrats en cours

Ce tableau récapitulise tous les suivis de contrat qui sont en cours. Les éléments distingués sont le nom du contrat, l'entité associée, la catégorie, le nombre d'heures achetées, consommées et restantes pour cette catégorie de ce contrat et un lien vers le(s) ticket(s) correspondants. Pour bien utiliser les liens de ce tableau, il faut se placer sur l'entité correspondant au contrat.

Contraintes d'utilisation

Ci dessous une liste exhaustive des contraintes d'utilisation liées au plugin Suivi de contrat :

  • Le nombre d'heures achetées doit être entier
  • Le prénom, le nom et le numéro de téléphone du client doivent être renseignés
  • Le nom, le prénom et l'adresse e-mail de la personne qui recevra les alertes doivent être renseignés
  • Le numéro du contrat, son nom, sa date de début et sa durée doivent être renseignés
  • Pour voir le suivi global (onglet 'Plugins' ⇒ 'Suivi de contrat'), au moins une heure achetée doit être saisie
  • Si on sélectionne une catégorie et que le nombre d'heures achetées est autre chose qu'un nombre positif, le compteur d'heures pour cette catégorie est (re)mis à zéro
  • Si le nombre d'heures achetées saisi est un nombre décimal, celui-ci sera arrondi à l'entier le plus proche
  • Pour être comptabilisé dans le comptage, un ticket doit appartenir à une entité où un contrat est défini et la catégorie du ticket doit être renseignée
  • Son nombre d'heures consommées dépend du nombre d'heures enregistrées sur le suivi (onglet 'Ajouter un nouveau suivi')
  • Les alertes concernant une catégorie d'un contrat ne sont envoyées qu'une seule fois
  • En modifiant la personne à contacter ou le ratio, les alertes pour ce contrat sont remises à zéro et peuvent à nouveau être envoyées
  • Un mail sera envoyé si :
    • le nombre d'heures restantes ⇐ ratio
    • pour cette catégorie de ce contrat, aucun mail n'a été envoyé
  • Il ne peut y avoir qu'un seul destinataire simultané pour toutes les catégories d'un contrat
  • Celui-ci peut être modifiable à volonté
  • S'il est absent ou que son adresse est erronée, aucun mail ne sera envoyé et un message d'erreur sera affiché
  • La valeur par défaut du ratio est de 20% et est bien entendu changeable
  • Dans la liste des contrats en cours, un lien est éventuellement affiché. Il faut se placer dans l'entité du contrat pour voir les tickets de cette catégorie de ce contrat. Autrement, le lien générera une recherche prenant en compte la catégorie choisie mais pour tous les contrats de l'entité en cours
  • Pour que les mails soient envoyés, il faut que les catégories soient enregistrées AVANT la saisie du contact e-mail. (ou que l'utilisateur clique sur Enregistrer dans le formulaire de saisie du contact après avoir saisi une (autre) catégorie)
  • Au moins une entité doit être créée pour que le plugin fonctionne