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4 - Partie Gestion

a) Contacts

Vous pouvez saisir vos divers contacts dans cette section et classer vos contacts selon leurs types (configurable dans Configuration/Intitulés). Pour chaque contact, vous pouvez renseigner un certain nombre d'informations : Nom, prénom, téléphone, courriel etc… Un fois créé, vous pouvez associer à un contact un ou des fournisseur(s), des documents, des notes ou des liens.

Exemple : vous créer un contact au nom de Monsieur Dupont, conseiller de vente dans l'entreprise YY auprés de qui votre structure se fournit régulièrement. Vous lui affecter le type “commercial” puis vous l'associez au fournisseur YY que vous avez préalablement créé.

Vous pouvez exporter au format Vcard, un contact donné à partir du détail de celui-ci.

b) Fournisseurs

Dans cette section, vous définissez vos fournisseurs, prestataires, entreprises utilisées dans GLPI.

Des contacts sont associés à un fournisseur.

Les fournisseurs sont associables à des contrats, des matériels…

Un onglet “Matériel rattaché” vous permet de visualiser tout type de matériel/composants fourni/fabriqué ou vendu par l'entreprise.

GLPI distingue les fournisseurs des fabricants. Ces derniers sont gérés dans la partie configuration/intitulés. Exemple : vous achetez du matériel de marque XX à votre fournisseur YY de matériel bureautique et informatique, vous devez donc traiter deux informations distinctes à savoir le fournisseur et le fabricant.

Si vous définissez un site web pour l'entreprise, n'oubliez pas le http:// au début de l'adresse internet.

c) Contrats

Dans cette section, vous pouvez gérer l'ensemble des contrats de type divers qui sont liés à vos matériels. Les type de contrats possibles sont : prêt, location, leasing, assurance, maintenance hardware et software, prestation.

Vous pouvez alors lier les contrats créés aux éléments de l'inventaire depuis la page du contrat ou celles de l'inventaire.

Vous pouvez configurer une alerte par email sur l'échéance et le préavis du contrat. Ceci est configurable dans la partie administration

d) Documents

Cette section vous permet d'enregistrer des documents électroniques ou liens webs classables selon diverses rubriques. Un document est associable à tout matériel ou logiciel de l'inventaire ainsi qu'aux questions de la base de connaissances.

Pour ajouter ou modifier la liste des rubriques, allez dans la section Administration et Configuration sous l'option intitulés.

Les types de documents autorisé dans GLPI (selon leur extension) sont définis dans Administration / Configuration / Type de document.

L'affichage de la partie gestion est fonction du profil dont l'utilisateur connecté dépend. Il peut donc varier selon le profil.