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2 - Partie Inventaire

Considération générales

Dans la partie inventaire vous pouvez lister et consulter l'inventaire matériel et logiciel du parc.

Affichage

Vous avez la possibilité d'afficher et de trier les colonnes liées au matériel ou logiciel qui vous paraissent importantes à visualiser depuis la liste complète.

Ceci est paramétrable au niveau de l'affichage du tableau d'inventaire. Cliquer sur l'étoile figurant dans le coin haut-gauche du tableau.

Il est possible d'ajouter, supprimer et ordonner les colonnes affichées.

Vous aurez 2 possibilités :

* Soit configurer la vue globale, qui s'appliquera à tous les profils ayant accès à une partie de l'inventaire,

* Soit configurer la vue personnelle, qui ne s'appliquera qu'a vous si vous l'activez.

Recherche

Vous pouvez effectuer des recherches multiples paramétrées et triées, sur un des types de l'inventaire (ordinateurs, matériel réseau, imprimantes, cartouches, écrans, périphériques, logiciels, consommables et états).

Vous pouvez aussi effectuer des recherches multicritères qui vous permettent d'afficher par exemple : uniquement un matériel ayant tel logiciel mais n'ayant pas tel autre logiciel grâce à l'ajout de critères globaux de recherche critères globaux de recherche.

Vous avez aussi la possibilité d'afficher uniquement les éléments supprimés afin de les restaurer ou de les purger. Cocher la case représentant des jumelles/lunettes.

: Pour une recherche par date, veuillez utiliser exclusivement la syntaxe : [Année]-[Mois]-[Jour] (AAAA-MM-JJ)

Voici quelques exemples d'opérateurs de recherche :

  • NULL : permet de faire une recherche sur tout les matériels ayant tel champ vide.
  • < ou > “nombre_de_mois” avec un champ date : permet de faire une recherche sur tout les matériels avec un délai correspondant au nombre de mois (exemple : ordinateurs vieux de 5 ans = >60 avec le champ Date d'achat).
  • ^123 : permet de rechercher 123 en début de champ. Par exemple ^Windows permet de trouver les enregistrements contenant “Windows 2000”, “Windows XP” mais pas “avec Windows”. (attention, il faut taper ^ puis la barre d'espace puis le premier caractère)
  • 123$ : permet de rechercher tous les enregistrements contenant 123 en fin de champ.
  • ^123$ : permet de rechercher tous les enregistrements contenant uniquement le texte 123.

“Différent de” Si l'on veut lister tous les enregistrements ne correspondant pas à un critère bien précis, il faut utiliser deux critères de recherche liés par l'opérateur AND NOT.

Exemple: lister tous les ordinateurs qui ne sont pas des laptop, c'est à dire Type<>“laptop”.

Type=vide (pour tout sélectionner) AND NOT Type=Laptop

Pour des questions de sécurité, L'opérateur ”\” n'est pas utilisable.

Export

Vous pouvez directement exporter la liste de vos matériels / logiciels ou le résultat de votre recherche au format SYLK (pour tableur), export CSV ou au format PDF sous deux formes différentes.

Soit “Vue “ PDF ou SLK ou CSV : Exporte uniquement le nombre de lignes que vous avez définie dans la liste déroulante prévue à cette effet (c'est à dire les résultats affichés).

Soit “Tout “ PDF ou SLK ou CSV : Exporte la liste complète des éléments.

Excel, OpenOffice (Sylk), Ce format est exploitable par de nombreux tableurs.(Si vous utilisez un logiciel qui ne respecte pas totalement les standards (Excel par exemple), les champs trop longs seront tronqués. Il est préférable dans ce cas d'utiliser les exports au format CSV.)

Un macro pour excel est disponible pour corriger les problèmes d'accents à l'export csv : http://thetsmr.fr/utf8.zip

Modification massive

De plus un système de modification massive, vous permet d'effectuer des modifications sur tous les matériels que vous avez sélectionnés (Supprimer, Purger, Restaurer, Connecter / Déconnecter, Installer, Mettre à jour des champs, ajouter un document ou un contrat, transférer ou synchroniser).

Fiche élément

A partir de là vous pouvez afficher la fiche contenant les informations précises de chaque élément répertorié, ou ajouter un élément.

Vous avez ensuite la possibilité de modifier ou de supprimer chaque élément.

Dans chaque fiche d'information, des onglets sont disponibles pour obtenir un affichage plus lisible des diverses rubriques. Vous pouvez choisir d'afficher toutes les rubriques en cliquant sur l'onglet “Tous”.

  • L'onglet “Notes” fournit un champ de texte libre pour stocker toute autre information de l'équipement.
  • L'onglet “Historique” permet de visualiser toutes les modifications apportées à la description du matériel concerné . Ainsi que sur les composants pour les ordinateurs.
  • Un onglet “OCS-NG” ( uniquement si vous activez le mode OCS-NG de GLPI) vous permet de visualiser les champs que vous avez modifié après avoir importé votre matériel et qui seront donc verrouillés (donc non écrasés) lors de la prochaine synchronisation avec OCS-NG. De plus, un bouton “Forcer la synchronisation” vous permet de réinitialiser la synchronisation depuis OCS-NG.
  • Un onglet “Plugins” avec un sous-menu par plugins (uniquement si vous ajoutez des plugins utilisant cette fonctionnalité dans GLPI) vous permet de visualiser les entrées des plugins liés au matériel / logiciel.
  • Les onglets précédent et suivant vous permettent de naviguer au sein des éléments de l'inventaire en allant au choix vers l'élément “précédent” ou “suivant” en fonction de leurs ID ou de leurs noms. (Paramétrable dans le menu Configuration / Générale / Configuration Affichage).

De plus, l'icône (?) vous permet d'accéder directement soit aux commentaires et informations de champ sélectionné dans la liste déroulante, soit à l'ajout et la modification des propositions présentes dans la liste déroulante.. (Paramétrable dans le menu Configuration / Intitulés).

Pour les moniteurs, les périphériques, les logiciels et les téléphones vous pouvez gérer les éléments de manière unitaire ou globale. La gestion unitaire correspond à une gestion classique (un moniteur pour un ordinateur) alors que dans la gestion globale le moniteur, le périphérique ou le téléphone devient un élément virtuel global qui sera connecté à plusieurs ordinateurs. La gestion globale permet de limiter le nombre d'élément à gérer dans le cas où ceux-ci ne constituent pas une donnée stratégique dans la gestion du parc informatique.

Vous pouvez “déglobaliser” ces éléments en utilisant le lien prévu à cet effet dans le détail d'un matériel, ce qui aura pour conséquence de dupliquer l'élément autant de fois qu'il est installé.

Gestion des gabarits

Pour certains éléments de l'inventaire vous pouvez créer les nouveaux éléments via des gabarits.

Ces gabarits vous permettent de définir les configurations standards de votre parc. Il sera ainsi très simple d'ajouter un grand nombre d'éléments quasi identiques.

Un système de remplissage et d'incrémentation automatique de certains champs (marqués par *) est disponible :

Codification Automatique des champs Nom, Numéro d'inventaire et Numéro d'immobilisation Les champs sont remplis automatiquement à la création si le champ correspondant dans le gabarit contient une chaîne de formatage de la forme : <XXX####X>

  • < et > en début et fin du format indiquent qu'il s'agit d'un format.
  • X représente un caractère quelconque
  • \g : recherche du numéro parmi tous les champs identiques basés sur le même format
  • # : emplacement du numéro à incrémenter (nombre de chiffres égal au nombre de #)
  • \Y : année sur 4 chiffres
  • \y : année sur 2 chiffres
  • \m : mois
  • \d : jour

Gestion des composants des ordinateurs

Depuis GLPI 0.5, la notion de composants est apparue. Celle-ci vous permet d'ajouter autant d'éléments que nécessaire dans un ordinateur.

Vous pouvez gérer la liste des composants de votre parc dans le menu Configuration / Composants.

Pour certains types de composants vous pouvez spécifier une caractéristique spécifique (la capacité d'un disque dur par exemple).

Toute suppression ou ajout d'un composant sera automatiquement historisé.

Gestion des connexions directes

Les connexions directes représentent la relation entre l'unité centrale d'un ordinateur et des composants extérieurs.

Une connexion directe se fait entre un ordinateur et une imprimante, un moniteur, un périphérique externe ou un téléphone.

Les connexions ou déconnexions se font depuis la fiche d'un ordinateur ou depuis celle du matériel lié ou depuis le système de modification massive.

Gestion des ports réseaux

Un port réseau permet de modéliser la sortie d'une interface réseau sur un matériel donné.

Chaque port dispose généralement d'une adresse IP, d'une adresse mac et d'une prise réseau à laquelle il est relié.

Les connexions réseaux se font en reliant deux ports entres eux, pour relier deux matériels ensemble il faut donc qu'il y ait un port libre sur chacun de ces matériels.

Dans la plupart des configurations les connexions se feront entre un port présent sur un ordinateur, un périphérique ou une imprimante et un port présent sur un matériel réseau (hub, switch).

Lors de la connexion entre deux matériels, les informations telles que l'adresse IP et la prise réseau sont mises à jour pour chacun des deux ports concernés.

Pour chaque matériel, il est possible à tout moment d'ajouter un ou plusieurs ports grâce au système de modification massive.

Vous pouvez également associer un ou plusieurs VLANs à un port. Sur la fiche d'édition du port vous pouvez aussi ajouter et supprimer les VLANs associé au port.

Gestion des logiciels

Un logiciel, comporte un certain nombre de licences ayant chacune un numéro de série associé et une date d'expiration.

L'installation d'un logiciel se fait depuis la fiche d'un ordinateur ou via le système de modification massive.

A chaque fois qu'un logiciel est installé, le nombre de licence disponibles pour ce logiciel diminue.

Il est possible d'installer un logiciel, même si aucune licence n'est disponible ; une licence marquée comme “A acheter” sera créée automatiquement.

Pour un logiciel libre, il est possible d'indiquer le mot clé “free” à comme numéro de série d'une licence à pour que cette dernière soit installable sans se soucier du nombre des licences.

Il est aussi possible d'indiquer le mot clé “global” à la place du numéro de série si vous avez des logiciels avec des licences globales (site). Elles sont également installables sur un nombre illimité de postes

Il est possible d'ajouter plusieurs licences en une seule fois, le numéro et de série et la date d'expiration sera la même pour chacune d'entre elles.

A partir de l'onglet installations, vous pouvez grâce au système de modification massive, modifier pour tous les matériels lié à une licence, modifier l'expiration, l'achat ou les déplacer vers une autre licence.

Quand vous renommez une licence multiple (installé sur plusieurs matériels) sur un matériel donné, GLPI crée une nouvelle entrée. Si vous avez 100 installations, cela peut devenir vite contraignant. Il faut donc créer une nouvelle licence pourtant le nouveau nom, et déplacer toutes vos installations sur celle-ci.

Vous pouvez catégoriser vos logiciels selon s'il s'agit d'un logiciel OEM, acheté ou même une mise à jour d'un logiciel existant.

La gestion financière est effectuée au niveau des licences. La partie informations commerciales du logiciel sert de modèle lors de l'ajout des licences.

Gestion des consommables et des cartouches

Pour ces deux éléments, il vous faut d'abord créer un type de cartouche ou de consommable.

Vous pouvez ensuite ajouter autant d'éléments de ce type dans la fiche du type.

Pour les cartouches, un type de cartouches doit être défini comme compatible avec des modèles d'imprimantes pour pouvoir ajouter les cartouches aux imprimantes de ce modèle.

Vous pouvez également indiquer la personne recevant les consommables.

La gestion financière est effectuée au niveau des éléments et non du type. La partie informations commerciales du type sert de modèle lors de l'ajout des éléments.

Vous pouvez configurer une alerte par email sur le seuil d'alerte par défaut pour les cartouches et les consommables. Ceci est configurable dans le menu Configuration / Notification.

Gestion des statuts du matériel

Dans cette section vous pouvez voir le statut de vos matériels.

Pour changer le statut d'un matériel il suffit d'aller dans la fiche de ce matériel ou d'utiliser le système de modification massive.

L'affichage de l'inventaire et des options pour chaque type de matériel dépend du profil de l'utilisateur connecté. Il peut donc varier selon le profil.

Gestion - Informations financières

Sur tout type de matériel, vous pouvez activer les informations financières le concernant. Soit en utilisant le lien dans l'onglet “Gestion” du détail du matériel, soit grâce au système de modification massive, en modifiant par exemple la date d'achat pour plusieurs éléments.

Vous pouvez configurer une alerte par email sur l'expiration de la garantie du matériel. Ceci est configurable dans le menu Configuration / Générale.

GLPI peut réaliser un calcul de valeur nette comptable simple sur la base d'un amortissement linéaire ou dégressif. Il convient pour cela de renseigner un certain nombre d'informations (valeur, date d'achat ou de mise en service, durée d'amortissement, coefficient d'amortissement) et de renseigner également dans Configuration/ Génerale la date de l'exercice comptable. Pour plus d'informations sur les notions d'amortissements, vous pouvez vous référer à cet article

L'affichage des informations financières pour chaque type de matériel dépend du profil de l'utilisateur connecté. Il peut donc varier selon le profil.