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Ayuda principal

1 - Sección Inventario

a) Consideraciones Generales

En la sección Inventario podemos listar y consultar el inventario de hardware y software del parque informático.

Tenemos la posibilidad de efectuar búsquedas parametrizadas y ordenadas, sobre uno de los tipos de inventario (computadores, material de red, impresoras, cartuchos, monitores, periféricos externos, software y reparaciones).

A partir de aquí podemos desplegar la ficha conteniendo los datos particulares de cada elemento inventariado, o agregar un elemento.

Luego tenemos la posibilidad de modificar o eliminar cada elemento.

En cada ficha de información, hay pestañas disponibles para obtener una visión más legible de los diversos datos. Podemos elegir mostrar todos los datos haciendo click sobre la pestaña “Todos”.

Las pestañas « y » nos permiten navegar dentro de los elementos del inventario yendo respectivamente al elemento anterior y al siguiente (según su ID).

b) Gestión de modelos

Para el conjunto de los elementos del inventario, debemos crear los nuevos elementos a través de modelos.

Estos modelos nos permiten definir las configuraciones estándar de nuestro parque. Será así muy simple agregar una gran cantidad de elementos casi idénticos.

c) Gestión de periféricos internos de los computadores

A partir de GLPI 0.5 se ha incorporado la noción de periférico interno. Ella nos permite añadir tantos elementos como sea necesario en un computador.

Podemos administrar la lista de periféricos internos de nuestro parque en la sección Configuración/Periféricos Internos.

Para ciertos tipos de periféricos internos, podemos especificar una característica específica (por ejemplo, la capacidad de un disco rígido).

d) Gestión de conexiones directas

Las conexiones directas representan la relación entre la unidad central de un computador y sus componentes exteriores.

Una conexión directa es la realizada entre un computador y una impresora, un monitor o un periférico externo.

Las conexiones o desconexiones se hacen desde la ficha de un computador o desde la ficha de aquel material que está ligado a él.

e) Gestión de ports de red

Un port de red permite modelizar la salida de una interfaz de red sobre un material dado.

Cada port dispone de una dirección IP, una dirección MAC y una boca de red con la cual está relacionado.

Las conexiones de red se realizan ligando dos ports entre sí. Para ligar dos materiales entre sí es necesario que haya un port libre sobre cada uno de estos materiales.

En la mayoría de las configuraciones, las conexiones se harán entre un port presente en un computador, un periférico o una impresora, y un port presente sobre un material de red (hub, switch).

Cuando se conectan dos materiales, los datos como la dirección IP y la boca de red son actualizadas para cada uno de los dos ports involucrados.

Para cada material, es posible en todo momento agregar uno o varios ports.

d) Gestión de software

Un software se relaciona con un cierto número de licencias, cada una con un número de serie asociado y una fecha de expiración.

La instalación de un software se hace desde la ficha de un computador.

Cada vez que se instala un software, el número de licencias disponibles para este software se decrementa.

No es posible instalar un software cuando no hay más licencias disponibles.

Sin embargo es posible indicar la palabra clave “free” en lugar del número de serie al agregar una licencia a un software, para que este último sea instalable sin preocuparse por el número de licencias.

También es posible indicar la palabra clave “global” en lugar del número de serie si tenemos software con licencias globales (site licenses) para nuestro parque.

Es posible agregar varias licencias de una sola vez; el número de serie y la fecha de expiración serán los mismos para cada una de ellas.

Podemos categorizar nuestro software según que sea OEM, comprado, o actualización de un software existente. d) Gestión de reparaciones

En esta sección podemos ver el estado de nuestro material en reparación.

Para poner un material en reparación se debe ir a la ficha de información de ese material y hacer click sobre “poner el material en reparación”.

Para devolver un material al estado de producción, se debe hacer click sobre “Sacar el material de reparación” en su ficha. 2 - Sección Soporte a) Seguimientos

El módulo de seguimientos permite mostrar la lista de servicios en función de ciertos criterios.

Podemos visualizar:

  • Todos los servicios activos
    Todos los servicios que no han sido cerrados.
  * Solamente los servicios que nos han sido asignados.
    Los servicios a los que hemos sido afectados.
  * Solamente los servicios no asignados.
    Los servicios aún por asignar a un técnico.
  * Solamente los servicios terminados
    Los servicios que han sido cerrados.

También podemos hacer una búsqueda sobre los servicios a partir de una descripción o de un número de identificación (ID).

Si se encuentran servicios, GLPI muestra un cuadro presentándolos, conteniendo para cada servicio: Su estado (nuevo o viejo), el número de identificación (ID),la fecha de apertura y de cierre, el nivel de prioridad, el autor de la solicitud de trabajo, la persona a quien ha sido asignado el servicio, el material involucrado, la categoría del servicio, la descripción de la solicitud de trabajo y los datos disponibles sobre el seguimiento del servicio.

Un click sobre uno de estos elementos nos permitirá acceder a datos complementarios.

Para agregar elementos de seguimiento a un servicio, cerrarlo o reasignarlo, basta con hacer click sobre “infos”. Obtendremos entonces el histórico completo de este servicio. Podremos entonces agregar un elemento de seguimiento o cerrar el servicio indicando eventualmente la duración real del mismo.

Podemos clasificar nuestros servicios por categorías utilizando la lista descolgable prevista a este efecto. Para agregar o modificar las categorías de seguimientos, diríjase a la modificación de rubros en la sección Configuración.

También es posible modificar la prioridad de un servicio si ésta cambia mientras el servicio está en marcha, utilizando la lista descolgable de prioridades. Caso particular de los servicios terminados

La restauración de un servicio terminado es posible. Basta con hacer click sobre “info” y luego “restaurar”.

Es posible suprimir servicios terminados si no deseamos conservarlos más en la base. Para esto basta marcar el casillero “Estado” y hacer click sobre el botón “Suprimir” en la lista de servicios. b) Helpdesk

La función de helpdesk se utiliza para ingresar las solicitudes de servicios. Puede ser utilizada por todos los tipos de cuentas de usuario.

Es posible especificar la prioridad de los problemas, el número de identificación (ID) del material o software involucrado, y el tipo de servicio solicitado.

Si activamos los seguimientos por email en la configuración de GLPI, se hará disponible un campo adicional para ingresar allí la dirección de correo electrónico del solicitante.

Encontraremos las solicitudes de servicio en la sección de seguimientos de GLPI. c) Estadísticas Estadísticas globales

Estas estadísticas agrupan los principales datos sobre los servicios en el mes, en el año y en total:

  • Cantidad total de servicios
  • Cantidad de servicios resueltos
  • Demora media de resolución de problemas
  • Demora máxima de resolución de problemas
  • Duración real media de servicios
  • Duración máxima de resolución real de problemas
  • Demora mínima de notificación de servicios
  • Demora media de notificación de servicios

Por técnico

Estas estadísticas proveen un estado de la actividad de los técnicos para un período dado:

  • Cantidad de servicios asignados
  • Cantidad de servicios resueltos
  • Duración media de apertura
  • Duración real media del servicio
  • Duración real total de intervenciones
  • Demora media de notificación de servicio

Por Rubros

Estadísticas de servicios por Lugar, Tipo de computador, OS, CPU, Tipo HD, Placa gráfica, Motherboard, sobre un período dado:

  • Cantidad de servicios demandados
  • Cantidad de servicios resueltos
  • Duración media de apertura
  • Duración real media del servicio
  • Duración real total de intervenciones
  • Demora media de notificación de servicio

Por usuario

Estadísticas de servicios por usuario sobre un período dado:

  • Cantidad de servicios demandados
  • Cantidad de servicios resueltos
  • Duración media de apertura
  • Duración real media del servicio
  • Duración real total de intervenciones
  • Demora media de notificación de servicio

3 - Sección Gestión a) Contactos

Podemos ingresar todos nuestros diferentes contactos en esta sección y clasificarlos según su tipo: comercial o técnico. A continuación podremos asociar los contactos con las empresas con las cuales tratamos. b) Empresas

En esta sección es posible catalogar todas las empresas y los terceros que tienen relación con nuestra organización, y asociarles los contactos. Para agregar o modificar la lista descolgable de terceros, diríjase a la sección configuración de GLPI bajo la opción Rubros. c) Contratos

En esta sección es posible gestionar el conjunto de contratos de diverso tipo que estén ligados a nuestros materiales, así como la información relacionada con estos contratos. Los tipos de contratos posibles son: préstamo, locación, leasing, seguros, mantenimiento de hardware y software, prestación.

Podemos ligar los contratos creados a los elementos del inventario desde la página del contrato o desde las del inventario. d) Documentos

Esta sección nos permite almacenar documentos sobre nuestro servidor GLPI. Es posible asociar un documento a todos los materiales o software de nuestro inventario y clasificarlos en diferentes apartados. Es posible también especificar el tipo MIME de un documento si aún no existiera.

Para agregar o modificar la lista de apartados, diríjase a la sección Administración y Configuración bajo la opción Rubros.

También es posible agregar tipos adicionales de documentos. Para hacerlo, diríjase a la sección Administración y Configuración bajo la opción Tipos de Documentos. 3 - Sección Útiles a) Reservas

Esta sección permite ver el material reservable y hacer reservas.

Podemos agregar comentarios al material reservable. Para hacerlo, basta hacer click sobre el botón “modificar comentario”.

Para hacer reservable un material, basta dirigirse a la ficha de datos del mismo y hacer click sobre la opción “Autorizar el préstamo”.

Para los usuarios “HelpDesk” hay disponible una sección “Material reservable”. b) Base de conocimiento

La base de conocimiento ofrece un sistema de Preguntas Frecuentes (FAQ) que tiene dos objetivos principales. El primero es centralizar los conocimientos internos de los diferentes técnicos. El segundo es poner a disposición de los usuarios la información que les permita resolver solos sus problemas.

Para separar estos dos objetivos existe la noción de FAQ pública. De este modo solamente los elementos de la FAQ pública serán visibles por los usuarios. Los elementos no definidos como parte de la FAQ pública serán visibles únicamente dentro de la central.

Podemos crear categorías y subcategorías a fin de indexar nuestros conocimientos. Así será más fácil para todos recuperar la información necesaria para sus tareas.

Podemos utilizar recursos de formateo.

Los marcadores siguientes cambian el aspecto del texto:

  [b]Texto negrita[/b] produce Texto negrita
  [u]Texto subrayado[/u] produce Texto subrayado
  [i]Texto cursiva[/i] produce Texto cursiva
  [color=#FF0000]Texto rojo[/color] produce Texto rojo

Para crear vínculos (links) a otros documentos o a una dirección de email, utilicemos los marcadores siguientes:

  http://glpi-project.org produce http://glpi-project.org
  [email]nombre@dominio.com[/email] produce nombre@dominio.com
  [email=nombre@dominio.com]Mi dirección de email[/email] produce Mi dirección de email

Para mostrar código, utilice el marcador CODE. El texto mostrado como CODE no será afectado por los otros marcadores.

  [code]Este es un trozo de código.[/code]

Generará un código como el siguiente:

Code:

Este es un trozo de código.

b) Reportes

GLPI permite la generación de una cantidad de reportes:

  • Informe por defecto
    Este reporte lista la cantidad de cada material y software presentes en el parque.
  * Material bajo contrato de mantenimiento
    Este reporte indica la cantidad de material bajo contrato de mantenimiento de un tercero. Es posible obtener un estado detallado por tipo de material y por fecha de compra. Se permiten selecciones múltiples.
  * Reporte por fecha de compra o de fin de garantía
    Este reporte lista el material por fecha de fin de garantía sobre uno o varios años. Se permiten selecciones múltiples.
  * Reporte de servicios
    Este reporte permite obtener la lista de servicios así como su histórico según varios criterios. La búsqueda puede realizarse sobre un período dado, por un tipo de material dado o una parte de este material, y en función de su autor y/o de su asignación.
  * Reporte de red
    Este reporte permite obtener la lista de datos de nuestra red según lugares, switches, o bocas de red.
  * Excel, OpenOffice (Sylk)
    GLPI puede generar reportes por tipo de material explotables por planillas de cálculo. Para esto GLPI genera archivos de tipo SYLK. Este formato es explotable por numerosos programas de planilla de cálculo.
    Si utilizamos un programa que no respeta completamente los estándares (por ejemplo, Excel), usaremos la versión limitada para no tener problemas con el tamaño de los campos. Los campos demasiado largos serán truncados.

5 - Sección Administración a) Gestión de usuarios

Esta sección funciona exactamente de la misma forma que los elementos del inventario. Podemos agregar, modificar y suprimir usuarios. b) Configuración de GLPI i) Rubros

En esta zona podemos modificar totalmente los datos presentes en las listas de selección propuestas, por ejemplo, para lugares, microprocesadores, etc.

Una vez seleccionada la lista que deseamos modificar, podemos agregar elementos, modificarlos o suprimirlos. Atención! Si se suprimen elementos utilizados, tendremos que tomar una decisión entre modificar las entradas existentes, o ponerlas en NULL (en blanco). ii) Periféricos internos

En esta zona podemos modificar totalmente los periféricos internos que podemos agregar a los computadores. iii) Autenticaciones externas

Las autenticaciones externas nos permiten utilizar fuentes alternativas de autenticación. Esto nos evita tener que agregar manualmente todos los usuarios.

La primera solución es utilizar un servidor de mail: - Debemos definir en la primera sección el servidor a utilizar. Para definirlo correctamente diríjase al link provisto en php.net que da numerosos ejemplos. Algunos ejemplos: {localhost:110/pop3}, {localhost:993/imap/ssl}, {localhost:995/pop3/ssl/novalidate-cert}… - El segundo parámetro define el dominio de mail utlizado que va a servir para reemplazar automáticamente las direcciones de email de los usuarios. Si el usuario se llama toto, su dirección email será entonces toto@dominio_mail.

La segunda solución es el uso de un directorio LDAP o Active Directory. Para esta configuración diríjase a la documentación correspondiente sobre el sitio web de GLPI. iv) Seguimientos por email

Esta sección nos permite activar el seguimiento de servicios por email. Si activamos esta funcionalidad, se enviarán emails al momento de la creación de un nuevo servicio, al agregar cada seguimiento, y al cierre del servicio. - Podemos luego informar la dirección email del administrador y la firma agregada a cada email - Las demás opciones nos permiten limitar los emails enviados. Para cada tipo de persona, se puede activar o no el envío a la creación de un servicio, al agregar cada seguimiento, y al cierre del servicio. - Los grupos de personas definidas son: el administrador, todos los usuarios de tipo “admin” o “normal”, el responsable de la tarea y el solicitante del servicio. - El solicitante recibirá un email sólo si ha activado el seguimiento por email de su solicitud de servicio. v) Configuración general

La configuración general de la aplicación permite definir ciertos parámetros: - El camino de instalación. Atención! Este camino se detecta automáticamente en el momento de la instalación o de la actualización. No deberíamos tener necesidad de modificarlo. - El nivel de log. - La cantidad de eventos a visualizar corresponde al número de líneas de log presentes sobre la página de acceso a la central. - El tiempo de conservación de los logs. Atención! Si los guardamos durante demasiado tiempo nuestra tabla puede contener una gran cantidad de datos. - Mostrar los servicios al conectarse: visualizar los servicios activos sobre la página de acceso a la central, o no. - Cantidad de elementos a mostrar por página (válido para todas las listas de elementos visualizados: seguimientos, computadores, etc.). - Cantidad máxima de caracteres para cada elemento de la lista: reducir el tamaño de las cadenas de caracteres para obtener una visualización legible. - Permitir helpdesk.html : activar o no las solicitudes de servicio anónimas a través del archivo helpdesk.html. vi) Tipos de documentos

En esta sección podemos agregar o modificar los tipos de documentos autorizados a ser gestionados por GLPI. Los datos a proveer son: - Nombre del tipo de documento. - Extension, ejemplo: .txt - Nombre del archivo para el ícono del documento deseado. Ubicaremos los archivos de íconos en el subdirectorio pics/icones bajo el árbol de GLPI. - El tipo MIME si es necesario. - Autorización de subida de este tipo de archivo (sí o no). c) Preferencias

Esta zona nos permite cambiar nuestra palabra clave, definir el orden por defecto utilizado en la presentación de los servicios y definir el idioma con el cual se presenta la interfaz. d) Datos (Backup/restauración)

Esta zona nos permite crear resguardos de la base de datos (“Guardar SQL”).

También podemos borrar los archivos de respaldo, restaurarlos o descargar los archivos SQL.

También podemos generar un resguardo en formato XML de la base de datos (“Guardar XML”).